Die ultimative Checkliste für Ihre Firmenweihnachtsfeier

Die Weihnachtsfeier der Firma ist eines der Highlights des Geschäftsjahres. Nicht nur die Kollegen werden mit der Weihnachtsfeier für ihr ganzjähriges Engagement belohnt und gefeiert. Das Event bietet auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, Geschäftsbeziehungen zu vertiefen und einen guten Eindruck bei potenziellen neuen Partnern zu hinterlassen – wenn sie denn gelingt. Damit Ihre Firmenweihnachtsfeier ein sagenhafter Erfolg wird, haben wir eine Checkliste für die Planung des Festes für Sie zusammengestellt.

Je nach Umfang und Anspruch an die Feier sollten Sie überlegen, ob Sie eine Agentur oder ein spezialisiertes Unternehmen für Partyplanung engagieren. Etwa dann, wenn die Weihnachtsfeier nicht nur gelingen muss, sondern auch außergewöhnlich geraten soll. Ist diese Entscheidung gefallen, geht es an die eigentliche Planung und damit zuerst an diverse organisatorische Angelegenheiten.

Schritt 1: Teilnehmerkreis festlegen

Legen Sie zuerst fest, wer überhaupt zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Denn die Gästeliste ist der Grundstein der weiteren Planung. Berücksichtigen Sie dabei folgende Fragen: 

• Sollen die Kolleg*innen und Geschäftspartner*innen in Begleitung kommen? Sind auch Kinder erwünscht?
• Wie sieht es mit Kund*innen der Firma aus?
• Möchten Sie auch ehemalige Kolleg*innen und frühere Geschäftspartner*innen einladen?
• Welche potenziellen neuen Partner*innen sollten eine Einladung bekommen?
• Wie wichtig ist welche Art von Prominenz – und wie steht es um die entsprechenden Kontakte?
• Welche strategischen Schachzüge könnten Sie außerdem hinsichtlich der Einladung spielen?

Schritt 1: Gästeliste festlegen

Legen Sie zuerst fest, wer überhaupt zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Denn die Gästeliste ist der Grundstein der weiteren Planung. Berücksichtigen Sie dabei folgende Fragen: 

• Dürfen die Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen mit Begleitung kommen? Sind auch Kinder willkommen?
• Sollen Stammkunden eingeladen werden?
• Möchten Sie auch ehemalige Kolleg:innen und frühere Geschäftspartner:innen einladen?
• Welche potenziellen neuen Partner:innen sollten eine Einladung bekommen?
• Wie wichtig ist welche Art von Prominenz – und wie steht es um die entsprechenden Kontakte?
• Welche strategischen Schachzüge könnten Sie außerdem hinsichtlich der Einladung spielen?

Schritt 2: Budget kalkulieren

Nachdem der Teilnehmerkreis definiert wurde, kann das Pro-Kopf-Budget berechnet werden. Wichtig ist hier wie auch im Büroalltag: Setzen Sie das Budget nicht zu niedrig an. Gerade wenn (potenzielle) Geschäftspartner:innen auf der Gästeliste stehen, sollten Sie die Weihnachtsfeier etwas exklusiver gestalten, um die Firma in einem guten Licht erscheinen zu lassen. Außerdem ist ein finanzieller Puffer für Notfälle wichtig. Entscheiden Sie sich für ein externes Unternehmen, das die Weihnachtsfeier plant, vergleichen Sie Preise und kalkulieren Sie die Kosten mit in das Budget ein.

Schritt 3: Termin finden

Versuchen Sie, die Feier möglichst in eine stressfreie Zeit zu legen. In vielen Unternehmen gehört gerade die Vorweihnachtszeit zu den hektischeren Phasen des Jahres. Probieren Sie deshalb, den Termin möglichst frühzeitig festzulegen und entsprechend Luft für die Feier zu lassen. Ein paar Tipps zur Wahl des Wochentags: Wochenenden und Feiertage sind tabu. Sonst hagelt es Absagen, da die Mitarbeiter*innen diese Tage lieber für Freizeit, Familie und Freunde nutzen. Der Donnerstag wird traditionell gern gesehen – besonders, wenn der Freitag danach nicht allzu hektisch wird. Wer die Feier auf einen Freitag legt, sollte für angemessene Party-Atmosphäre sorgen.

Schritt 4: Rahmen festlegen

Planen Sie eine elegante Dinner-Party oder trumpfen Sie mit einem ausgefallenen Motto auf? Überlegen Sie, welche Art von Feier Sie sich wünschen, die nicht nur Ihrer Belegschaft gefällt, sondern auch das Unternehmen repräsentiert und den Geschäftspartner*innen zusagt. Hierzu gehört auch, dass Sie den Dresscode für die Feier festlegen. Laden Sie auch die Kinder der Eingeladenen ein, sorgen Sie in dem Fall außerdem für ein entsprechendes Kinderprogramm.

Schritt 5: Location buchen

Die Weihnachtsfeier steht und fällt mit der Wahl der Location. Den Ort sollten Sie jedoch erst festlegen, wenn die ersten vier Schritte abgeschlossen sind. Budget und Rahmen sind hierbei von entscheidender Bedeutung. Wer Geld sparen möchte und passende Räumlichkeiten zur Verfügung hat, kann einfach im Büro feiern. Möchten Sie Ihren Gäst*innen allerdings etwas Besonderes und den Mitarbeiter*innen vor allem Ablenkung vom Büroalltag bieten, sind ein Restaurant oder eine Event-Location die bessere Wahl. Je nachdem, wo die Weihnachtsfeier stattfindet, ist es unter Umständen sinnvoll, Mitfahrgelegenheiten und Übernachtungsmöglichkeiten zu organisieren. Auch Fragen der technischen Ausstattung sollten geklärt werden – etwa ob eine gute Musikanlage zur Verfügung steht oder ob es Platz für eine Band gibt.

Schritt 6: Catering

Location-Suche und Catering gehen Hand in Hand. Prüfen Sie zunächst, ob es in der Wunschlocation eine hauseigene Gastronomie oder eine Empfehlung für ein Catering-Unternehmen gibt, das zu Ihren Vorstellungen passt. Überlegen Sie sich, welche Art von Speisen Sie wünschen: klassisch oder exotisch, bodenständig oder Gourmet, Buffet oder à la carte. Bei der Wahl der Speisen sollten zudem kulinarische Vorlieben und etwaige Unverträglichkeiten der Gäste abgefragt werden. Außerdem sollten Sie entscheiden, welche Art von Freigetränken Sie zur Auswahl stellen. Wird das Catering nicht von der Location gestellt, vergleichen Sie die Preise verschiedener infrage kommender Anbieter.

Schritt 7: Programm

Je nach Rahmen oder Motto gibt es diverse Programmpunkte, die geplant werden wollen. Möchten Sie eine Live-Band engagieren, soll es andere Formen von Entertainment geben oder hätten Sie gern eine Person, die durch den Abend führt? Eventuell ergibt sich das bereits aus dem Motto. Je nach Veranstaltung sollte es später am Abend Möglichkeiten zum Tanzen geben, entsprechend muss also für Musik gesorgt werden. Ist die Weihnachtsfeier gleichzeitig ein Team-Event, sollte auch das vorher gut durchdacht und gebucht werden. Gleiches gilt für kleinere Programmpunkte im Rahmen der Weihnachtsfeier. Sollen  Reden gehalten werden? Informieren Sie die entsprechenden Personen frühzeitig.

Schritt 8: Einladungen verschicken

Sind die Schritte eins bis sieben erledigt? Dann ist es Zeit für die Einladungskarten zur Weihnachtsfeier. Die Karte sollte alle wichtigen Informationen über Uhrzeit, Anfahrt, Programm und Dresscode enthalten. Soll die Feier gemütlich-rustikal werden? Planen Sie eine moderne Party oder ein edles Dinner? Der Stil Ihrer Karte sollte den ersten Hinweise geben. Lesen Sie gern auch unsere Tipps  und Textvorschläge für Ihre Einladung zur Weihnachtsfeier!

Tipp: Sie sind noch auf der Suche nach der perfekten Einladungskarte für Ihre Weihnachtsfeier? Hier finden Sie Inspiration.

Schritt 9: Dekoration

Sie wünschen sich einen besonderen Rahmen mit extravaganter Deko? Oder sollen es einfach edle Kerzen und Blumen auf den Tischen sein? Welche Dekoration sich auch für Ihr Event anbietet, auch diese will geplant sein. Überlegen Sie, was genau Ihre Location zur perfekten Kulisse für Ihre Firmenweihnachtsfeier machen könnte und delegieren Sie die Dekoration an Mitarbeiter, die Location selbst oder externe Dekorateure. Alle Schritte auf der Checkliste erledigt? Dann wünschen wir Ihnen eine wunderbare Weihnachtsfeier!